Etkili bir insan kaynakları planı, organizasyonun başarısının temel taşıdır. İdeal olarak, bu planın bütün diğer personel etkinliklerinden önce yapılması gerekir. Her şey bir yana, kaç işin boş olduğunu, bu işlerin türünü ve gelecekte hangi işlerin boşalacağını bilmezseniz yeni elemanları işe nasıl alabilirsiniz? Hangi alanlarda kaç elemana ihtiyaç duyulduğunu bilmezseniz insanları nasıl eğitip geliştirebilirsiniz? Bütün organizasyonlar insan kaynakları için şu ya da bu şekilde plan yapar. Bu planın etkili olması, insan kaynakları yöneticisinin planlama yöntemlerini organizasyonun ihtiyaç ve kaynaklarına uygun olarak kullanabilmesine bağlıdır.
Birçok işletmede üretim, satış, reklam gibi konularda ayrıntılı planlar yapılır. Bir organizasyonun nihai başarısı, stratejik bir yaklaşımla yapılan insan kaynakları planının da bu diğer planlara eklenmesine bağlıdır. Şirket aniden, belli becerilere sahip insanlara ihtiyacı olduğunu ya da gereğinden fazla eleman bulunduğu için kısa süre önce işe alıp büyük masraflarla eğittiği bazı insanları işten çıkarması gerektiğini, veya organizasyonun iyi işlemesi için yeterli sayıda nitelikli elemana sahip olmadığını fark edebilir. Önceden görülmeyen bir eleman fazlalığının ya da eksikliğinin gerektirdiği önlemlerin alelacele alınması önemli masraflara, gecikmelere, çalışanların huzursuz olmasına ve organizasyonun çalışmasını sekteye uğratan başka sonuçlara yol açabilir. İnsan kaynakları planlaması yapıldığında ise, organizasyonun o andaki ve gelecekteki eleman ihtiyacı saptanıp gereksiz zaman ve para israfından kaçınılabilir.
Planlama, bir organizasyonun amaç ve beklentilerine ulaşmasını kolaylaştıracak kararların alınması sürecidir. Plan ayrıca, bu amaçlara varılabilmesi için atılacak adımları da içerir. Plan özünde, yapılacakların ayrıntılı bir dökümü demektir. Ortak amaçlarına ulaşmak için birlikte çalışan organizasyon üyelerine bir rehber hizmeti görür.
Sistematik bir planlamada yapılması gereken ilk şey, organizasyonun hedef ve amaçlarının saptanmasıdır. Bu, yöneticilerin sık sık organizasyonun amaçlarını ve bu amaçlar doğrultusunda yürünüp yürünmediğini gözden geçirmesini gerektirir. Büyüklüğü ne olursa olsun, her organizasyonda bu süreç, kendilerini sürecin bir parçası olarak gören elemanları bir araya getiren bir ortam yaratır. Planlama sırasında, organizasyonun bütün bileşenlerini temsil eden yöneticiler şirketin kaynakları üzerine bilgi toplayıp bunları analiz eder. Yöneticiler ayrıca, rakip şirketlerin ne planladığını, ekonomik durumun nasıl olacağını ve pazardaki hangi eğilimlerin kalıcı olacağını da tahmin etmeye çalışır. Bir organizasyon değişen koşulları ne kadar iyi anlarsa, uygun bir planlamayla kendisini bu değişikliklere adapte etmesi o kadar kolay olur.
İnsan kaynakları planlaması, değişen ekonomik, politik ve çevresel koşullar altında organizasyonun çalışanlarla ilgili ihtiyaçlarının saptanması ve bu ihtiyaçlara cevap verecek politika ve programların oluşturulması sürecidir. Emek pazarındaki mevcut koşulların araştırılıp bu araştırmanın sonuçlarının organizasyona bildirilmesi, insan kaynakları yöneticisinin sorumluluğundadır. İşe yeni eleman almakta ve mevcut elemanların eğitim düzeyini yükseltmekte yararlanılacak yeni sistemler geliştirmek de insan kaynakları yöneticisinin işinin bir parçasıdır. Organizasyonun eleman ihtiyacı saptanıp bu elemanların bulunabileceği dış çevre analiz edildikten sonra, insan kaynaklarıyla ilgili programların planlanması süreci başlar. Bu süreç, insan kaynakları planının üç temel alanını sergiler.
- Organizasyonun eleman ihtiyacı,
- İşe alma,
- Elemanların organizasyon içinde eğitilip geliştirilmesi.
Şekil 1.1. İstihdam Planlamasına Sistematik Bir Yaklaşım
İnsan kaynakları planı, organizasyonun hem içindeki hem de dışındaki değişimlere karşı duyarlı olmalıdır. Teknolojik yenilikler, emek pazarının durumunu, yeni yasalar ve mahkeme kararları gibi konularda, değişen koşullara çabucak cevap verebilmelidir. Etkili olabilmesi için, insan kaynakları planlamasının kapsamlı ve kesintisiz bir süreç olması gerekir. Gerekli ve yeterli sayıda eğitimli elemanın istihdam edilebilmesi için de, organizasyonun diğer bölümleriyle bütünlük oluşturan bir yaklaşım sergilemesi gerekir.
İnsan kaynakları yöneticilerinin, günümüzün karmaşık sosyokültürel ve hukuksal-politik çalışma ortamına ayak uydurabilmek için hazırlıklı olmaları ve organizasyonlarının artan ihtiyaçlarına cevap verebilmek için bilgi ve planlama yeteneklerini sürekli geliştirmeleri gerekir.